Про затвердження Положення про архівний підрозділ Самбірської міської ради і виконавчого комітету
ПРОЕКТ
Самбірська міська рада
ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
Р І Ш Е Н Н Я
від __________________ 2023 року №____
м. Самбір
Про затвердження Положення про архівний підрозділ
Самбірської міської ради і виконавчого комітету
_______________________________________________
Керуючись ст.40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», ст.31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 р. № 232/5 (зі змінами), з метою організації належного тимчасового зберігання документів, що нагромаджуються протягом діяльності апарату міської ради та структурних підрозділів виконкому, виконавчий комітет Самбірської міської ради
В И Р І Ш И В :
- Затвердити Положення про архівний підрозділ Самбірської міської ради і виконавчого комітету згідно з додатком 1.
- Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету М.Петрика.
Міський голова Юрій Гамар
Додаток 1
до рішення виконавчого комітету
від 2023 року №
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний підрозділ Самбірської міської ради
і виконавчого комітету
- Архівний підрозділ Самбірської міської ради і виконавчого комітету (далі – архівний підрозділ або архів) створений відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності органу місцевого самоврядування, а також для використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових цілей та захисту прав і законних інтересів громадян.
- У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням.
Положення про архівний підрозділ Самбірської міської ради і виконавчого комітету, які є джерелами формування Національного архівного фонду, погоджується архівним відділом Самбірської міської ради та затверджується рішенням виконавчого комітету.
- Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану і щорічно звітує про проведену роботу.
- Основними завданнями архівного підрозділу є:
приймання від структурних підрозділів апарату міської ради і виконавчого комітету на зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
контроль разом із відділом забезпечення діяльності виконкому за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах;
участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ міської ради і виконавчого комітету, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі – Правила), архівному відділу міської ради;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії міської ради і виконавчого комітету проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
підготовка, передавання та транспортування документів Національного архівного фонду до архівного відділу міської ради;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.
- Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:
вимагати від структурних підрозділів апарату міської ради і виконавчого комітету передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
давати структурним підрозділам рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;
запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для роботи;
інформувати керівництво міської ради і виконавчого комітету про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах в разі розгляду на них питань роботи з документами.
- Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань і функцій міським головою призначаються особи, відповідальні за архів.
- До складу документів архіву входять:
документи з паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, документи з кадрових питань (особового складу) та документи тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами;
аудіовізуальні та електронні документи, створені в структурних підрозділах міської ради і виконавчого комітету або одержані на законних підставах;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
- Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.
Аудіовізуальні документи передаються до архіву організації одразу після завершення їх виробництва.
Електронні документи передаються до архіву організації відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5.
Керуючий справами
виконавчого комітету Микола Петрик
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК архівного
відділу Самбірської міської ради
від 28 грудня 2022 року № 3