№76-р від 4 квітня 2016 року Про внесення змін та доповнень до Інструкції з діловодства в Самбірській міській раді та її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях
У к р а ї н а
Львівська область
м.Самбір
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
МІСЬКОГО ГОЛОВИ
від 4 квітня 2016 року № 76-р
Про внесення змін та доповнень до Інструкції з діловодства в Самбірській міській раді та її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях
Керуючись п.п.19,20 ч.4 ст.42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», на виконання листа Львівської обласної державної адміністрації від 9 березня 2016 року № 5/33-1696/0/2-16/4-3, з метою удосконалення роботи з документами :
Внести зміни та доповнення до Інструкції з діловодства в Самбірській міській раді та її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах, організаціях, затвердженої розпорядженням міського голови від 07.04.2011р. № 67:
1.1.Доповнити пп.3.3.9 :
«За відсутності в міській раді системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.
Електронне звернення приймається на електронну адресу [email protected] або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщується на офіційному веб-сайті міської ради.
Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на електронну адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.
Розміщена на електронному веб-сайті електронна форма повинна мати для зазначення громадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.
У разі коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначити персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням».
1.2. Доповнити пп.3.3.10 :
« Письмові пропозиції, заяви та скарги, які надійшли до міської ради, а також подані на особистому прийомі підлягають реєстрації в журналі реєстрації звернень громадян згідно додатку 25, реєстраційно-контрольних картках згідно додатку 26, згідно вказівок щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки, журналу реєстрації звернень громадян і картки (журналу) обліку особистого прийому громадян згідно додатку 27».
1.3. Викласти в новій редакції пп.6.4.37 :
«Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та документи щодо їх розгляду підлягають знищенню у порядку, встановленому Мін’юстом».
Додаток 25
до інструкції з діловодства,
затвердженої розпорядженням
міського голови
від 7 квітня 2011 року № 67
ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян
| Порядковий номер | Дата підписа-ння/над-силання/ звернення |
Дата надход ження та реєстра
ційний індекс |
Прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання (електронна адреса, номер телефону), категорія, соціальний стан заявника | Звідки надіслано, дата, індекс, взяття на контроль | Вид звернен-ня, форма та ознака надход-ження | Основні та додаткові питання | Зміст резолюції, її автор та дата, виконавець строк виконання | Відміт-ка про переда-чу на виконан-ня | Відмітка про виконання, результати розгляду, зняття з контролю | Номер справи за номенк латурою | |
| корот-кий зміст | індекси | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 7а | 8 | 9 | 10 | 11”; |
Додаток 26
до інструкції з діловодства,
затвердженої розпорядженням
міського голови
від 7 квітня 2011 року № 67
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
(Лицьовий бік)
| 0203005
|
Реєстраційно-контрольна картка | Відмітка про контроль | |||||||
| Кореспондент (заявник)
|
Місце проживання, електронна адреса, номер телефону | Вид звернення:
пропозиція, заява, скарга |
|||||||
| Категорія заявника | Індивідуальне, колективне, анонімне | ||||||||
| Соціальний стан заявника | Ознака надходження:
первинне повторне |
||||||||
| Дата підписання /надсилання/ звернення, дата надходження дзвінка | Дата надходження звернення | Реєстрацій-ний індекс | Звідки надіслано | Дата надіслання | Індекс документа | Форма надходжен-ня | |||
| Попередні звернення № ______ від __ ________ 20__ р.
№ ______ від __ ________ 20__ р. |
|||||||||
| Основні питання
|
Зміст питання | Індекс питання | |||||||
| Додаткові питання | |||||||||
| Резолюція
|
|||||||||
| Автор і дата резолюції | |||||||||
| Строк виконання | Виконано за ____ днів | ||||||||
(Зворотний бік)
Хід виконання
| Дата передачі на виконання | Виконавець | Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь тощо | Контрольні відмітки |
Перевірено на місці __ ______ 20___ р. працівником ______________
Дата, реєстраційний індекс документа про виконання _______________
Кому надіслано _______________________________________________
| Результати розгляду звернення |
З контролю зняв ______________________________________________
Справа __________________ Том _________ Аркушів _____________
Додаток 27
до інструкції з діловодства,
затвердженої розпорядженням
міського голови
від 7 квітня 2011 року № 67
ВКАЗІВКИ
щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки,
журналу реєстрації звернень громадян і картки (журналу) обліку
особистого прийому громадян*
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
(Лицьовий бік)
| Елементи | Пояснення до заповнення |
| Кореспондент (заявник) | прізвище, ім’я, по батькові автора, для колективних звернень — запис “колективний” і зазначається прізвище одного з авторів |
| Дата підписання/надсилання/ та надходження звернення | дата підписання заявником письмового звернення або надсилання електронного звернення, надходження усного звернення |
| Місце проживання, електронна пошта | адреса, зазначена у зверненні, електронна пошта, номер телефону заявника |
| Вид звернення | пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга |
| Категорія і соціальний стан заявника | дані про заявника відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 858 |
| Ознака надходження | первинне чи повторне звернення |
| Дата надходження | число, місяць, рік надходження |
| Реєстраційний індекс | початкова літера прізвища автора (для колективних звернень, анонімних звернень (без підпису) — відповідно проставляється відмітка “КО”, “БП”) та порядковий номер звернення |
| Звідки надіслано | найменування організації, що надіслала кореспонденцію |
| Дата надсилання | дата супровідного листа організації, що переслала звернення |
| Індекс документа | індекс супровідного листа організації, що переслала звернення |
| Форма надходження | поштою, з використанням Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), за допомогою засобів телефонного зв’язку, на особистому прийомі, через уповноважену особу тощо |
| Попередні звернення | дати і реєстраційні індекси попередніх звернень |
| Основні та додаткові питання | викладається стислий зміст питань та їх індекси відповідно до Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. № 858 |
| Резолюція | переноситься з документа або картки (журналу) обліку особистого прийому громадян |
| Автор і дата резолюції | посада, прізвище та ініціали посадової особи, дата резолюції |
| Строк виконання | зазначається відповідно до резолюції або строків виконання, встановлених законодавством |
| Відмітки про контроль | зазначається слово “Контроль” (літера “К”) у правому куті картки: у лівій частині графи — про контроль організації, що переслала і контролює виконання, у правій — про власний контроль |
| Виконано за ______ днів | зазначається фактичний строк виконання |
| Код РКК (0203005) | зазначається у лівому верхньому куті лицьового боку картки за Державним класифікатором управлінської документації |
*У разі використання персонального комп’ютера в діловодстві за зверненнями громадян допускається застосування реєстраційно-контрольних карток та карток обліку особистого прийому громадян, що містять усі зазначені та інші необхідні елементи, у послідовності, зручній для застосування на персональному комп’ютері.
(Зворотний бік)
Хід виконання
| Елементи | Пояснення до заповнення |
| Дата передачі на виконання | зазначається дата вручення документа безпосередньо виконавцю |
| Виконавець | прізвище, ініціали та номер телефону безпосереднього виконавця (графи заповнюються після кожного переміщення документа) |
| Записи про продовження строку виконання, попередню відповідь | новий строк виконання, посада і прізвище керівника, який прийняв рішення про його зміну; адресат, дата, індекс, короткий зміст попередньої відповіді або питання |
| Контрольні відмітки | відмітки про нагадування, стан виконання тощо |
| Перевірено | дата перевірки, прізвище та ініціали особи, що проводила перевірку, результати перевірки |
| Дата, реєстраційний індекс документа про виконання | дата і реєстраційний індекс документа, в якому міститься остаточне рішення |
| Кому надіслано | зазначаються всі адресати, яким надіслано документ з остаточним рішенням |
| Результат розгляду звернення | короткий виклад прийнятих рішень з усіх порушених питань |
| Вирішено | зазначається характер відповіді на пропозицію, заяву, скаргу — позитивно, відмовлено у задоволенні, повернуто відповідно до закону, залишено без розгляду, надіслано за належністю |
| З контролю зняв | посада, прізвище та ініціали керівника або іншої посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю звернення, та підпис відповідального за здійснення контролю |
| Справа…, том…, аркушів… | індекс справи за номенклатурою, номер тому (проставляються після прийняття рішення про остаточне виконання звернення) |
Рекомендується застосовувати картки форматом А5 (148 х 210 міліметрів).
ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян*
| Елементи | Пояснення до заповнення |
| Графа 1 | порядковий номер надається в порядку надходження |
| Графа 2 | дата підписання заявником письмового звернення або надсилання електронного звернення, дата надходження звернення за допомогою засобів телефонного зв’язку |
| Графа 3 | число, місяць, рік надходження, початкова літера прізвища автора (для колективних листів, листів без підпису — відповідно проставляється відмітка “КО”, “БП”) |
| Графа 4 | прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, електронна адреса, номер телефону та дані про автора (інвалід, ветеран війни, ветеран праці, багатодітна сім’я; робітник, службовець, підприємець, пенсіонер тощо) |
| Графа 5 | найменування організації, що надіслала звернення, дата та індекс супровідного листа, відмітка про здійснення контролю |
| Графа 6 | вид звернення (пропозиція, заява, скарга), первинне чи повторне, отримане поштою, з використанням Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), отримане за допомогою засобів телефонного зв’язку, на особистому прийомі, через уповноважену особу тощо |
| Графи 7, 7а | стислий виклад порушених основних та додаткових питань та їх індекси, що проставляються у такому самому порядку, як і під час заповнення реєстраційно-контрольної картки |
| Графа 8 | основний зміст та дата резолюції; посада, прізвище та ініціали керівника — автора резолюції, прізвище виконавця, строк виконання (зазначається відповідно до резолюції або строків, встановлених законодавством) |
| Графа 9 | прізвище, ініціали особи, яка отримала звернення на виконання, підпис та дата отримання |
| Графа10 | дата, реєстраційний індекс і зміст документа, в якому міститься остаточне рішення, та прийняті рішення з усіх порушених питань; прізвище керівника або посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю |
| Графа 11 | заповнюється після прийняття рішення “До справи” |
* Реєстрація звернень ведеться в алфавітному порядку за початковою літерою прізвища кореспондента або в порядку присвоєння чергового реєстраційного номера.
КАРТКА
(ЖУРНАЛ)
обліку особистого прийому громадян
| Елементи | Пояснення до заповнення |
| Графа 1 | заповнюється у картці під час повторного звернення громадян на особистий прийом, у журналі — в порядку запису громадян на особистий прийом |
| Графа 2 | число, місяць, рік прийому |
| Графа 3 | прізвище, ініціали та посада керівника або іншої посадової особи, що веде прийом |
| Графа 4 | число, місяць, рік надходження, початкова літера прізвища автора (для колективних листів, листів без підпису — відповідно проставляється відмітка “КО”, “БП”) |
| Елементи | Пояснення до заповнення |
| Графи 5, 5а | стислий виклад порушених основних та додаткових питань та їх індекси, що проставляються у такому самому порядку, як і під час заповнення реєстраційно-контрольної картки |
| Графа 6 | прізвище та посада виконавця, зміст доручення, строк виконання; якщо заявнику дано роз’яснення на особистому прийомі, робиться запис “Роз’яснено”, а під час подання громадянином письмової пропозиції, заяви, скарги — запис “Лист” |
| Графа 7 | прийняті рішення з порушених в усному зверненні питань; реєстраційний індекс документа, дата документа, в якому міститься остаточне рішення |
- Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючого справами
виконавчого комітету Г.Кухар.
Міський голова Юрій Гамар
